1) בחר תמונות לגיבוי יש לבחור את התיקיות שנועדו לגיבוי. תוכנת Photo Backup תבטיח שכל התמונות הנמצאות באותן תיקיות יהיו מגובות. ניהול הגיבוי מתבצע באופן אוטומטי, כך שבכל פעם נצרבים רק קבצים חדשים. אין צורך לזכור מה מגובה. התוכנה דואגת לכך באופן אוטומטי.

2) צריבת תקליטורים (CD/DVD)

כל מה שצריך זה ללחוץ על כפתור BACKUP. התוכנה תבקש להכניס לכונן דיסקים לפי הצורך ותצרוב את כל הקבצים שדורשים גיבוי.

3) צור אינדקס

ניתן ליצור אינדקס גרפי בפורמט HTML, אשר מציג את המיקום של כל תמונה בגיבוי. שני סוגי אינדקס נוצרים באופן אוטומטי - גרפי וטקסטואלי. האינדקס הגרפי מציג גרסאות מוקטנות של כל תמונה, והאינדקס הטסטואלי מציג מידע מלא על כל קובץ.

האינדקס הגרפי מכיל גרסאות מוקטנות של כל סוגי התמונות הדחוסות - JPG, TIF, PNG, GIF וכן של פורמטים ייחודיים של מצלמות דיגיטליות כגון CRW, NEF, RAF, ORF, MRW ו - DCR

שחזור מגיבוי שחזור מידע מהגיבוי הינו פשוט מאוד. יש להכניס תקליטור לכונן וללחוץ על שחזור. ניתן לשחזר לאותו מחשב או למחשב אחר. כך ניתן ליצור עותקים של הקבצים המקוריים במספר מחשבים.